บทความ
ธุรกิจเล็ก ๆ จำเป็นต้องใช้โปรแกรมบัญชี (Accounting Software) ไหม?
พ.ค.
ปัจจุบันเทรนด์ธุรกิจส่วนตัวกำลังเป็นที่นิยม สังเกตได้จากธุรกิจขายของออนไลน์ ร้านค้า หรือร้านอาหารต่าง ๆ ที่มีมากขึ้น หลาย ๆ ธุรกิจเริ่มต้นจากการเป็นธุรกิจเล็ก ๆ จนเติบโตและประสบความสำเร็จได้เพราะมีการบริหารที่ดี การวางแผนอย่างชาญฉลาด ตีโจทย์การตลาดแตก และที่สำคัญไม่แพ้กันคือมีการจัดการบัญชีที่มีประสิทธิภาพด้วยการใช้โปรแกรมบัญชี (Accounting Software)
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กนั้นมักมีข้อจำกัดเรื่องเงินทุนรวมถึงจำนวนพนักงาน จึงทำให้ผู้ประกอบการเกิดคำถามว่า ธุรกิจเล็ก ๆ จำเป็นต้องใช้โปรแกรมบัญชีไหม?
ในบทความนี้ เราจะมาอธิบายถึงความสำคัญของโปรแกรมบัญชีที่มีต่อธุรกิจขนาดเล็ก และหากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจเล็ก ๆ เราได้เสริมเคล็ดลับในการเลือกโปรแกรมบัญชีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมาให้ได้อ่านประกอบการตัดสินใจ
สารบัญ
ทำความรู้จักกับโปรแกรมบัญชี
โปรแกรมบัญชี (Accounting Software) คือโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้สำหรับการบันทึกจัดเก็บข้อมูล และประมวลผลธุรกรรมทางบัญชีภายในโมดูลหรือฟังก์ชันการทำงานต่าง ๆ เช่น การบันทึกรายรับและรายจ่าย ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ การทำงานแบบวิเคราะห์และเป็นขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้เพิ่มเติม เช่น การคาดการณ์และการวิเคราะห์กระแสเงินสด
ในการใช้งานโปรแกรมบัญชีมักจะนำมาใช้ร่วมกับอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องบันทึกเงินสดหรือเครื่องเก็บเงินสด POS และเครื่องแสกนบาร์โค้ด
7 ความสำคัญของโปรแกรมบัญชีต่อธุรกิจขนาดเล็ก
แทนที่จะทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ลองให้โปรแกรมบัญชีจัดการการเงินให้คุณสิ
จากสถิติอุตสาหกรรมนั้นชี้ให้เห็นว่าโปรแกรมบัญชีทำงานโดยอัตโนมัติได้มากกว่า 75% ของงานบัญชีทั้งหมด การติดตามให้การดำเนินการบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้องช่วยให้คุณมีการวางแผน ระบุปัญหาที่เป็นไปได้ ระบุจุดแข็ง และยังแสดงให้เห็นถึงความยั่งยืนของธุรกิจ เมื่อมีความรู้ด้านนี้ คุณจึงกล้าตัดสินใจลงทุน ขอสินเชื่อ และคาดการณ์ภาระภาษีของคุณได้
- การผูกบัญชีธนาคารและบัตรเครดิต
โปรแกรมบัญชีช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการซิงค์ธนาคารและบัตรเครดิตไปได้เป็นอย่างมาก ไม่จำเป็นต้องบันทึกข้อมูลด้านการเงินด้วยตัวเอง คุณจึงมีเวลาสำหรับการดำเนินการในส่วนงานที่สำคัญอื่น ๆ
- การออกใบแจ้งหนี้
การออกใบแจ้งหนี้คือสิ่งสำคัญ ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่มีในโปรแกรมบัญชี เมื่อมีการชำระเงิน ระบบจะบันทึกข้อมูลว่าจ่ายแล้ว ข้อมูลทางการเงินจะถูกบันทึกไว้ หากคุณซิงค์ข้อมูลบัญชีธนาคาร บัตรเครดิต และบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ส่งออกไปของคุณไว้ในโปรแกรม คุณไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อส่งใบแจ้งหนี้แล้ว โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่จะมีเทมเพลตในการออกใบแจ้งหนี้ในตัว
- ระบบบัญชีลูกหนี้
การนำใบแจ้งหนี้ลงในโปรแกรมบัญชีจะทำให้คุณสามารถดูบัญชีลูกหนี้ได้ ซึ่งก็คือเงินที่เป็นหนี้กับบริษัท การรายงานทางการเงินจำเป็นต้องมีภาพรวมของบัญชีลูกหนี้ของคุณ
- ระบบบัญชีเจ้าหนี้
ระบบบัญชีเจ้าหนี้เป็นระบบสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เป็นใบแจ้งหนี้หรือค่าใช้จ่ายในส่วนต่าง ๆ ที่บริษัทเป็นหนี้ การจัดการหนี้ของบริษัทคุณจะเป็นไปง่ายขึ้นเมื่อคุณได้เพิ่มข้อมูลวันกำหนดชำระหนี้ต่าง ๆ ลงในโปรแกรม
การเพิ่มวันครบกำหนดชำระและการเข้าถึงผังบัญชีเจ้าหนี้ได้ง่ายช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของการชำระเงินและหลีกเลี่ยงการพลาดในการชำระหนี้ นอกจากนี้คุณยังสามารถคำนวณผลกำไรได้ซึ่งจะขึ้นอยู่กับการรับและจ่ายชำระเงิน
- การรับชำระเงินผ่านทางออนไลน์
โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่มีคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณรับชำระเงินออนไลน์ผ่านระบบคลาวด์จากลูกค้าได้ ลูกค้าจะชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณได้รับการชำระเงินทันเวลา
- การเข้าถึงสำหรับทุกคน
การเข้าถึงสร้างผลประโยชน์ให้กับภายในและภายนอกบริษัทของคุณ สำหรับข้อดีต่อการดำเนินงานภายในบริษัท คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่สมาชิกในทีมที่รับผิดชอบในการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าหรือชำระค่าใช้จ่ายของบริษัท
ส่วนข้อดีสำหรับงานนอกบริษัทคือ คุณสามารถแบ่งปันการเข้าถึงกับพนักงานบัญชี นักบัญชี และผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีของบริษัทคุณ เป็นการประหยัดเวลาให้แก่พวกเขา รวมถึงประหยัดเงินของคุณที่จะต้องจ่ายเป็นค่าเวลาทำงานให้พวกเขา
- การเตรียมงบการเงิน
คุณสามารถเตรียมงบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด ได้ง่ายๆ ด้วยการใช้โปรแกรมบัญชี ความสามารถในการวิเคราะห์ของโปรแกรมช่วยให้คุณสร้างรายงานทางการเงินที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย โดยใช้ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดที่มีในโปรแกรม
7 เคล็ดลับเลือกโปรแกรมบัญชียังไงให้ตอบโจทย์ธุรกิจขนาดเล็กที่สุด
มีโปรแกรมบัญชีมากมายที่ออกแบบมาให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กได้เลือกใช้ เพื่อให้ได้โปรแกรมที่ตอบโจทย์ธุรกิจคุณ ให้พิจารณาว่าธุรกิจคุณเป็นธุรกิจประเภทใดและคุณมีจำนวนพนักงานเท่าไหร่ ซึ่งนอกจากสองอย่างนี้จะเป็นประเด็นหลักแล้ว ยังมีสิ่งสำคัญอื่น ๆ ที่คุณควรพิจารณา ประกอบไปด้วย
-
ความสะดวกและง่ายในการใช้งาน
ยิ่งมีฟังก์ชันเยอะยิ่งดี ใช่ แต่หากคุณไม่รู้วิธีในการใช้งานฟังก์ชันต่าง ๆ คุณอาจไม่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากโปรแกรม หากคุณต้องการฟังก์ชันที่มีการใช้งานง่าย คุณควรพิจารณาสิ่งนี้ก่อนตัดสินใจเลือกโปรแกรมที่จะใช้
-
การเข้าถึงได้
โปรแกรมบัญชีใหม่ ๆ ส่วนใหญ่มีระบบคลาวด์ ที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์และจากทุกที่ อย่างไรก็ตามคุณควรตรวจสอบดูว่าการแสดงผลของระบบบนอุปกรณ์นั้นเหมาะสมหรือไม่ มีแอปพลิเคชันสำหรับใช้งานกับมือถือหรือเปล่า? รองรับทั้งระบบปฏิบัติการ iOS และ Android ไหม?
-
การเพิ่มจำนวนผู้ใช้งาน
ผู้ใช้งานโปรแกรมที่เพิ่มมานั้นอาจเป็นพนักงานภายในบริษัทคุณเอง ดังนั้น คุณควรพิจารณาถึงประเด็นนี้หากต้องการพนักงานจำนวนมากในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า คุณสมบัติสำคัญที่ควรคำนึงถึงอีกประการหนึ่งคือสามารถอนุญาตการเข้าถึงโปรแกรมให้แก่ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหรือนักบัญชีได้ ซึ่งช่วยให้การจัดการการเงินของคุณในช่วงฤดูกาลภาษีเป็นไปง่ายขึ้น
-
การได้รับการพัฒนา
การบันทึกข้อมูลทางการเงินทั้งหมดลงในโปรแกรมบัญชีนั้นเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เวลานาน การดำเนินการดังกล่าวยังมีข้อตกลงที่คุณคงไม่ต้องการเปลี่ยนแปลง นั่นก็เพราะคุณได้ซิงค์ข้อมูลการเงินไว้ในโปรแกรมแล้ว หากคุณวางแผนที่จะขยายธุรกิจของคุณ คุณควรมองหาโปรแกรมที่มีการพัฒนาฟังก์ชันในการทำงานอยู่ตลอด
-
การบูรณาการ
บริษัทส่วนใหญ่ต่างมีความต้องการที่จะนำโปรแกรมบัญชีมาใช้สำหรับประมวลผลการชำระเงินและโปรแกรมขายหน้าร้าน POS การบูรณาการโปรแกรมบัญชีเข้ากับโปรแกรม POS คุณสามารถเพิ่มธุรกรรมธนาคารทั้งหมดได้ในทันทีแบบ real-time นอกเหนือไปจากนั้นแล้ว ยังมีการบูรณาการเข้ากับงาน Payroll และโปรแกรม CRMs
-
คุณสมบัติในการทำงาน
แนะนำให้คุณสร้างรายการคุณสมบัติที่ต้องการก่อนเลือกใช้โปรแกรม เช่น สามารสร้างผู้ใช้งานแบบไม่จำกัดได้ไหม? มีเงินหลายสกุลไหม? ระบบคลังสินค้าเป็นอย่างไร? มีการประมวลผลการชำระเงินในตัวหรือเปล่า? สามารถบรูณาการเข้ากับผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่แล้วได้ไหม? การทำรายการแบบนี้จะช่วยให้คุณเห็นว่าโปรแกรมบัญชีใดที่ครอบคลุมคุณสมบัติที่คุณต้องการมากที่สุด
-
ราคา
หากคุณเป็นร้านค้าปลีก บริษัท E-Commerce หรือร้านอาหารที่ต้องการสินค้าคงคลังจำนวนมาก คุณจะต้องใช้โปรแกรมที่มีคุณสมบัติเฉพาะเจาะจง ซึ่งแลกด้วยราคาที่สูงเพื่อให้การดำเนินงานต่าง ๆ มีความเหมาะสมและเป็นไปอย่างราบรื่น
แต่หากคุณเป็นมีธุรกิจที่มีพนักงานประจำเพียงไม่กี่คนและมีการรับและจ่ายชำระเงินที่ไม่ซับซ้อน ก็จะมีโปรแกรมที่มีราคาลดน้อยลงตามคุณสมบัติที่ลดลง โปรแกรมบัญชียังมีทั้งแบบสมัครสมาชิกรายเดือน/ปี และแบบซื้อขาดให้ได้เลือก
แม้ว่าราคาจะเป็นหลัก ๆ ที่คุณพิจารณา สิ่งที่สำคัญไปกว่านั้นคือการประเมินถึงผลประโยชน์ที่โปรแกรมมอบให้กับธุรกิจของคุณ โปรแกรมบัญชีจะเป็นตัวช่วยสร้างมูลค่าให้ธุรกิจคุณโดยสามารถเพิ่มผลกำไรได้ ดังนั้นจึงไม่ควรคำนึงถึงราคาเพียงอย่างเดียว
บทส่งท้าย
หากคุณต้องการที่จะขยายธุรกิจของคุณ การจัดการบัญชีนับว่าเป็นเรื่องที่ควรให้ความสำคัญ การใช้โปรแกรมบัญชีจะทำให้เห็นความเป็นไปของธุรกิจว่ามีผลกำไรหรือขาดทุนมากน้อยเพียงใด รวมทั้งเป็นการสร้างการตัดสินใจเพื่อการดำเนินธุรกิจให้เติบโตขึ้น ในทางกลับกัน หากดำเนินงานบัญชีได้ไม่ดีอาจก่อให้เกิดปัญหากับกรมสรรพากรหรืออาจนำไปสู่ความล้มเหลวทางธุรกิจได้
เลือกดูเครื่องบันทึกเงินสดเพื่อใช้งานร่วมกับโปรแกรมบัญชีสำหรับการจัดการบัญชีของคุณได้เลย
